Productividad: organizar mejor tu tiempo

Introducción

Apaga la tele

“Apaga la tele” es una metáfora para decir que no gastes tu tiempo en cosas que no aportan, como redes sociales en general, juegos, series, etc. Esto drena tu tiempo y energía, te sientes más pesado y desmotivado. Son cosas que no aportan valor.

En Estados Unidos se utilizan en promedio 4,3 horas en ver tele y en Chile llega a 6. Es importante que puedas usar tu tiempo en cosas que te hagan más feliz, como tu salud, estar con tu familia y amigos o en tus proyectos personales.

Es recomendable ir monitoreando en donde se va tu tiempo. Ve cuanto tiempo gastas en hacer cosas que no aportan (hay aplicaciones de celular que te permiten hacer eso) y vas haciéndole seguimiento todos los días. La idea es tomar conciencia del tiempo que desperdiciamos para ir bajándolo a futuro.

No tengo tiempo

Las palabras crean realidades y decir “no tengo tiempo” no ayuda. El tiempo es tuyo, tú decides como lo administras, por lo que cuando dices “no tengo tiempo” no es que realmente no tengas tiempo, si no que no te haces el tiempo.

Puedes agendar las cosas que dejaste pendientes y crearte el espacio para ello. Lo importante es priorizar tus tiempos en razón a lo que quieres conseguir, a lo que es importante para ti en tu vida.

Te recomiendo hacer una lista con tus tareas y ordenarlas de más prioritaria a menos prioritaria para conseguir lo que queremos. Ponte metas altas para ir ordenando tus acciones, pero que sean realistas y medibles. Recuerda que es mejor ser constantes e ir en pequeños pasos (baby steps) que intentar dar largos pasos, pero perder la constancia.

Motivación

Una parte fundamental de la no procrastinación es la motivación, pero muchas veces es incomprendida (ver video). Uno podría pensar que la motivación es el sentimiento de querer hacer algo, que está entre medio de lo que uno piensa y lo que hace. Sin embargo, no es así como funciona.

La motivación no es lo que nos lleva a la acción, sino que es un sentimiento que no es fácil de controlar. Generalmente, al partir te sentirás motivado, pero esa motivación va a ir bajando con el tiempo. Lo importante es hacer lo que tengamos que hacer y dejar de actuar como un niño (un niño hace lo que quiere, pero un adulto hace lo que debe). Debemos cumplir nuestras metas propuestas.

Como cuando vamos al gimnasio o estudiamos alguna disciplina, en la vida no se ven resultados de inmediato, si no que mucho después y eso nos puede dejar muy desmotivados y frustrados. Vemos que la meta está muy lejos y no tenemos un feedback constante. Una cosa que es clave es hacer placentera nuestra experiencia de hacer las cosas, por ejemplo, escuchar buena música mientras corremos o darse un premio después de pasear al perro una hora. Para no rendirnos es importante estimular al cerebro con cosas positivas y pasar rápido a la acción. No la pienses tanto, cada vez se irá haciendo más fácil.

En el camino de la productividad, lo tenemos que pasar bien y eliminar las fricciones para que se nos haga más fácil la tarea, por ejemplo, podemos poner una colchoneta en el suelo de antemano para llegar y hacer HIIT. Eso nos sirve para acordarnos de nuestro hábito y eliminamos un paso de inmediato.

Es recomendable leer el libro “Hábitos atómicos” para saber cómo crear hábitos sólidos, que es la base de la productividad. Un buen resumen lo puedes encontrar aquí.

Tenemos que “hackear” la motivación, haciendo que duela no hacer algo, por ejemplo, dándole dinero a alguien de confianza bajo la condición que, si no salgo a trotar tres veces a la semana, se puede quedar con el dinero. En general, la gente actúa mejor para las cosas que pierde que para las cosas que gana.

Se recomienda también ir registrando nuestros logros, por ejemplo, cada vez que salimos a trotar, ponemos un clip en un jarro. Con el tiempo vemos como ese jarro se va llenando y estaremos satisfechos con nuestro esfuerzo y resultados. El progreso motiva. Podemos también tener un calendario físico donde vamos poniendo “check” cuando cumplimos.

La motivación es un bucle: la acción lleva al éxito y el éxito a la motivación. Para que este bucle gire más rápido, eliminemos la fricción y hagamos entretenidas nuestras tareas.

Fundamentos

Productividad es output dividido en tiempo. El output es el resultado y el tiempo es lo que te demoraste en lograr ese resultado. El resultado debe ser útil para ti y/o para los demás. También es importante hacer el proceso de productividad entretenido.

Multitasking

Hay estudios que nos dicen que no podemos concentrarnos al 100% en dos o más tareas a la vez. Esto es totalmente cierto y por ese motivo es más productivo concentrarse en una sola cosa primero para captar el Flow state o estado de Flow; esa sensación cuando el tiempo vuela y estamos totalmente conectado con lo que estamos haciendo. Eso debemos atesorarlo y mantenerlo durante el tiempo.

Hay cosas que están un poco por encima de lo que podemos hacer, la zona que te exige un poco más de lo normal, conocida como spread zone. Lo idea es estar en esta zona por que nos ayuda a mantener la motivación y mejorar más rápido como persona. Debemos tener conciencia para ver si estamos en esa zona, pero no sobre ella para que no nos frustremos o nos rindamos.

Cuando hacemos algo, es importante no tener distracciones, porque eso perjudica llegar al estado de Flow. El multitasking es un mito y por más que creamos que con el celular al lado vamos a poder hacer nuestra tarea bien, es mentira, no podremos hacerla bien. Incluso, si nos tocan el hombro para preguntarnos algo o nos desconcentramos con una notificación, podemos perder hasta 30 minutos para poder volver al estado de concentración en el que estábamos antes.

Ley de Parkinson

La ley de Parkinson dice así: “El trabajo se expande hasta llenar el tiempo alocado para hacerlo”. Esto quiere decir que, apenas sepamos que tenemos que cumplir con una fecha término para hacer una tarea, ¿por qué no comenzar? No esperemos a dejar todo a última hora.

Podemos repartir el trabajo durante los días que son establecidos para trabajarlo, hasta el deadline. Además, nos sentiremos más relajados y nos evitaremos un estrés insoportable. Si, por ejemplo, tengo que leer 100 páginas de un libro por un mes y tengo poco tiempo, mejor lee mínimo 3-4 páginas al día. Si puedes leer más, mejor, pero si no puedes, al día siguiente leerás un poco más. Te vas adaptando, pero lo importante es hacer las cosas con tiempo. Empezar YA.

Si puedes, en vez de repartirlo, deja una fecha artificial como límite para hacer la tarea. Tomando el mismo ejemplo del libro, ¿Por qué no leer el libro en dos días? Piensa en tu plan de 10 años, lo que tú quieres conseguir, y ahora ve cómo conseguirlo en 6 meses. Por ejemplo, si quieres aprender de finanzas en 1 año, te vas a demorar eso, pero si te das un día para aprender lo más básico, lo vas a conseguir. Tú te pones fechas artificiales para cumplir con tus propósitos y ojalá que sea más exigente de lo que normalmente estás acostumbrado.

 Es importante ponerse metas y comprometerse con ello, por ejemplo, voy a hacer cerveza artesanal mañana y, aunque no sea urgente, dedico mi día a ello. Actúa como si tuvieras que hacer todo lo más rápido posible y para ayer y de esa manera verás resultados mucho más rápido y estarás más satisfecho contigo mismo. Presiónate.

Ponerse contra incentivos también es una buena manera de cumplir nuestras tareas, por ejemplo, si no logro esta tarea, le doy dinero a otra persona o si no cumplo con esta otra, no comeré chocolate. Suena ridículo, pero funciona: no darte permisos o prohibirte cosas si no logras una tarea hará que la logres cumplir. Aun así, si no lo cumples, replantéate la tarea, porque claramente es algo que no quieres hacer o cumplir.

Principio de Pareto

La ley del Pareto o conocida como la ley 80/20 nos dice que el 80% de los resultados viene del 20% del trabajo realizado. Por ejemplo, el 80% de los ingresos de una compañía viene por el 20% de sus ventas. Esto está relacionado con los rendimientos marginales decrecientes, que en términos simples significa que no por dedicarle más tiempo a algo serás más eficiente.

Cuando se busca la perfección son incrementos marginales chiquititos lo que se logra conseguir. Recordemos que lo perfecto es enemigo de lo bueno. Por eso, es recomendable aplicar la regla de Pareto, donde el 20% de nuestro esfuerzo nos dará el 80% de los resultados.

La Ley de Pareto también nos da a entender lo increíble que puede ser el esfuerzo bien enfocado. Por ejemplo, en la empresa que trabajo, yo a programar le dedico entre un 20-30% de mi tiempo, pero en realidad ese esfuerzo da como resultado más de un 80% del resultado. Esto genera más tiempo para hacer otras cosas del 20% y se verá que hago muchas cosas al tener un impacto del 80%. Este esfuerzo focalizado también tiene que ver con la priorización de las tareas. Hagamos que las tareas del 20% de nuestro esfuerzo sean las prioritarias.

Poder de los hábitos

Los hábitos son una parte elemental para potenciar cualquier objetivo o meta que tengamos en la vida. Así como una persona se compone de células, nuestras capacidades y habilidades se componen de pequeños hábitos que hacemos en el día a día.

Si tenemos un objetivo y logramos mejorar un 1% todos los días para cumplirlo, al final del año vamos a tener una mejora de más de 36 veces desde que comenzamos. Por ejemplo, si nuestro objetivo es lograr trotar 10 kilómetros en un año y somos malos para el deporte, nadie puede pretender trotar esos 10 kilómetros en poco tiempo, pero si aplicamos una mejora del 1% cada día, podemos comenzar trotando 278 metros el día uno y al final del año, llegaremos a trotar los 10 kilómetros que nos habíamos propuesto. Esto es porque aquí se aplica el interés compuesto.

Lo importante de los hábitos es formar una nueva identidad. En vez de decir, quiero trotar 10 kilómetros, es mejor decir “quiero ser deportista”. De esa manera, el trotar 10 kilómetros llegará por sí mismo. Esto se trata de hacer las cosas para demostrar lo que queremos ser. Si quieres ser exitoso, vístete como una persona exitosa, si quieres ser deportista, vístete como deportista y aunque no hagas deportes en un principio, ya cumpliste con el primer paso. Ejemplos así hay muchos; finalmente tú puedes ser lo que tú quieres ser.

La mente jamás va a ser algo que no le guste en el largo plazo. Es fundamental que haya un factor de entretenimiento en el proceso. Tus objetivos tienen que estar alineados con tus pasiones o gustos. Sin embargo, si hay algo que necesitas hacer, como hacer deporte o leer libros, y no lo disfrutas, debes hacer algo para hacerlo más “disfrutable”, con el fin de convertirlo en un hábito que te dure toda la vida. Por ejemplo, esconder chocolate en las páginas del libro para que cuando llegues, puedas comerlos. También puedes correr con música y cuando termines, puedes regalarte un tiempo para ver un documental o algo que te guste. Si grabas videos, puedes comprar una stream deck para hacer efectos en tiempo real, etc. Aquí entra la creatividad para hacer nuestros hábitos más disfrutables y querer hacerlos más seguido.

Asociar los hábitos a cosas positivas es muy importante para que se mantengan en el tiempo. Es tanto así que se recomienda que la señal de un hábito sea obvia, que las ganas de comenzar sean atractivas, que la respuesta sea fácil y que el resultado sea satisfactorio.

Un libro que detalla todo aquello y manifiesta la importancia de los hábitos es “Hábitos atómicos” que es un excelente punto de partida. Puedes ver un resumen del libro en video o por escrito, pero siempre es mejor leerlo. Asimismo, hay otros recursos, como aplicaciones (en lo personal utilizo HabitKit), videos, libros varios, etc.

Poder del tiempo inactivo o no productivo

Hay muchos momentos durante el día que son momentos inactivos, como cuando vamos al baño, comemos solos o cuando nos trasladamos al trabajo. Esos momentos son conocidos como “tiempos muertos” dado que básicamente estamos “en nada”.

La mayoría de las personas, en esos tiempos muertos, se sumerge en las redes sociales. Sin embargo, nosotros tenemos la opción de hacer ese tiempo más productivo, por ejemplo, ver videos de youtube educativos, escuchar postcast, leer un libro o planificar ideas para un negocio, planificar mi semana, entre otros. Ese “tiempo muerto” lo podemos convertir en un tiempo productivo.

Esto no significa que nos dediquemos a ser productivos todo el día. Hay momentos en que necesitamos que la mente esté apagada para que pueda descansar. Tenemos que saber conectarnos con nosotros mismos para saber cuándo es momento de descansar y estar en nada.

Hay veces que vamos a procrastinar, es decir, posponer tareas importantes a pesar de tener la oportunidad de realizarlas. Sin embargo, si nos damos cuenta de que estamos procrastinando, al menos procurar que sea algo productivo.

Fun factor

 Anteriormente habíamos hablado de la formula productividad = output/tiempo. Esto tiene sentido, pero también hay un factor muy importante a considerar en los momentos productivos que es el factor de entretenimiento o fun factor. Es acerca del viaje, no del destino. No disfrutar el proceso hace que tu vida sea triste, dado que cumplir tu objetivo no necesariamente te hará feliz, si no el viaje que llevaste a cabo.

Mencionado lo anterior, cambiaremos levemente la fórmula de productividad en:

productividad = (output/tiempo) * factor de entretención

Tienes que siempre intentar disfrutar de tu viaje a tus objetivos y tratar de sacarle el máximo provecho. Para eso haz cosas para hacerlo lo más entretenido posible. Si no lo hacemos más entretenido, nos demoraríamos más, seriamos menos constantes o incluso dejaríamos todo en mitad de camino. Hacerlo entretenido es esencial.

Somos un computador

Pensar que somos un computador facilita nuestro entendimiento para poder llevar a cabos ciertas tareas y cumplir nuestros objetivos. De partida, somos programables, vale decir, a través de nuestros pensamientos y palabras, si son constantes en el tiempo, podemos efectivamente cambiar nuestra percepción de las cosas. Al igual que con los hábitos: haciendo constantemente algunas tareas, terminaremos haciéndolas de manera automática a lo largo del tiempo.

Un computador tiene una CPU, que hace los cómputos y una RAM, que guarda información en el corto plazo. Al igual que un computador, nosotros también tenemos esas características (poder de cómputo y memoria) y ambos se pueden mejorar y optimizar, sacándoles el máximo provecho.

También, al igual que un computador, no podemos manejar tantas cosas a la vez y si lo hacemos, algo estamos sacrificando, como nuestro foco. Es clave, por tanto, anotar las cosas, como ideas, proyectos, planificaciones, etc. Nuestra memoria es super limitada, pero hay muchas maneras de entrenarla.

Proyecto

Un proyecto es cualquier tarea o actividad que queramos conseguir que tenga más de una acción, por ejemplo, planificar vacaciones, armar un ring de minería, crear un blog, etc.

Es buena idea dividir un proyecto en varias acciones y tener claridad de cuáles son los pasos que debes hacer para que ese proyecto llegue a puerto. Si definimos un proyecto como “arreglar la casa” será muy vago y no estamos esclareciendo un camino para cumplirlo. Si enlistamos las pequeñas tareas, nos va a dar claridad, vamos a liberar nuestra mente y nos vamos a estresar menos, porque sabremos exactamente lo que tenemos que hacer, lo que nos hará más eficientes.

Por ejemplo, si queremos hacer un video en youtube, es bueno enumerar cada uno de los videos que quiero grabar, como los voy a grabar, y enlistar cada uno de los pasos. Ya con eso listo, recién allí, comenzamos a grabar. Lo mismo se aplica para cualquier proyecto, como escribir un libro, hacer cerveza artesanal, producir música, entre otros.

Hay varias formas de realizar proyectos, donde entre las más destacadas están el “heavy lift” y el “slow burn”. Un heavy lift es hacer el proyecto de una pasada, sin descanso, hasta terminarlo, en cambio, un slow burn es ir de a poco armando el proyecto.

Al hacer un proyecto, podemos mezclar estas dos metologías, por ejemplo, podemos comenzar con slow burn para hacer todas las planificaciones y detalles que necesita el proyecto y al momento de aplicarlo, utilizamos heavy lift, donde hago todo lo planificado anteriormente hasta terminarlo.

Para el slow burn se recomienda utilizar el “background processing” que es ir anotando todas las ideas que se nos vayan ocurriendo en nuestros proyectos a lo largo del día. Es importante anotar esas ideas que vienen en momentos de inspiración, porque la mente es frágil y se nos pueden olvidar.

Mientras más claridad exista, mayor productividad conseguiremos, pero no necesariamente tienes que saber el 100% de las tareas. No necesariamente tenemos que saber qué hacer en los siguientes 5 pasos, pero lo más importante en cualquier proyecto es saber cuál es la siguiente acción para avanzar.

Objetivos

En general en la vida deberías tener objetivos. Lo que más se recomienda es que estos objetivos sean SMART para tener metas claras, específicas y alcanzables.

La sigla SMART representa cinco criterios que los objetivos deben cumplir para ser eficaces. A continuación, se describen en detalle:

S: Específico (Specific): El objetivo debe ser claro y concreto, evitando ambigüedades. Por ejemplo, en lugar de "Quiero mejorar mi forma física", usar "Quiero correr 5 km sin detenerme".

M: Medible (Measurable): El progreso hacia el objetivo debe ser cuantificable. Esto facilita el seguimiento y la evaluación. Por ejemplo, “Aumentar las ventas en un 10% en tres meses" es medible, mientras que "Mejorar las ventas" no lo es.

A: Alcanzable (Achievable): El objetivo debe ser realista y posible de lograr con los recursos y las capacidades disponibles. Por ejemplo, “Ahorrar 500 USD en dos meses ajustando mis gastos", en lugar de “Ahorrar 50000 USD en un mes”.

R: Relevante (Relevant): Debe estar alineado con tus valores, necesidades y metas a largo plazo. Esto asegura que el objetivo sea significativo y motivador. Por ejemplo, para un estudiante, "Aprobar todos los exámenes finales con un promedio de 8 o más" es relevante.

T: Temporal (Time-bound): El objetivo debe tener un plazo específico para ser alcanzado, lo que agrega urgencia y fomenta la acción. Por ejemplo, "Finalizar la propuesta del proyecto antes del 30 de abril".

Cuando cumplamos un objetivo, obtendremos una gran cantidad de dopamina y luego nos deprimiremos, porque ya no sabemos que hacer a continuación. Ya lo logré, ¿y ahora qué? Por eso, es importante que más allá de los objetivos que tengamos, que nuestra identidad se condiga con ellos. Recordemos que con la identidad vamos a cumplir los objetivos que nos propongamos por si solos.

Es importante diferenciar los objetivos de progresos y sistemas. Un objetivo de progreso es por ejemplo “Quiero tener más suscriptores cada día” y un objetivo de sistema es “voy a subir cuatro videos a la semana”. Ambos tipos de objetivos hay que considerarlos para tener objetivos interesantes.

Para cumplir con nuestros objetivos, procura tener buenos hábitos y formas de mantenerte motivado con el factor de entretención.

Visión y propósito

La visión y el propósito está muy bien descrita por la charla Ted de Simon Sinek. En ella, muestra como los grandes lideres son más influyentes y exitosos cuando se preguntan el porqué.

La mayoría de las empresas piensan en el qué y en el cómo, en vez del porqué, que sería el propósito de lo que están haciendo. Al partir con un proyecto es mejor preguntarse el porqué de ese proyecto y eso ayuda a darle identidad a tu marca, darle un propósito. Eso lleva a que te sentirás más motivado con tu idea y a disfrutar más el proceso.

El propósito también tiene relación con el Ikigai que es un concepto que nos puede ayudar a encontrar ese algo que amo, que el mundo necesita, que somos buenos y que me pueden pagar por ello. El conjunto de esas 4 características sería mi propósito o Ikigai.

Todos deberíamos de buscar nuestro Ikigai para conseguir nuestra plenitud en lo que hacemos, en lo que producimos, en lo que nos motivamos y en nuestra felicidad.

Libros de productividad recomendados

Un libro recomendado es Make Time cuyos autores trabajaron en Google. En este libro habla como en pocos pasos podemos ser más eficientes con nuestro tiempo.

Primero, nos habla de tomar las cosas importantes que nos tenemos que enfocar según nuestros objetivos (highlight). Luego, nos habla del foco que tenemos que hacer a cada una de ellas (laser) energizando el proceso y finalmente reflexionar sobre como realizamos la tarea, viendo los puntos de mejora.

El libro habla de cómo organizar mejor nuestro tiempo y planificar mejor el día a día. Recomiendo leerlo para tener mejores estrategias e ideas de cómo ser más productivo.

Otro libro recomendado es Getting things done de David Allen. El libro habla lo importante que es definir tu propósito y principio, visualizar el resultado final, lo que le da forma a lo que queremos lograr, hacer brainstorming, ordenar y organizar nuestras ideas y finalmente, identificar la siguiente acción.

Técnicas – Tips y Estrategias

El Piloto, Ingeniero y planeador

Hay una metáfora que nos dice como debemos producir durante el día a día. El piloto es el que tiene que organizar el día a día, por ejemplo, planificar en la mañana para saber qué haremos durante el día.

Dado que tenemos claridad de las cosas que tenemos que ejecutar, vamos a estar planeando o fluyendo a través del día. Eso provoca facilidad y eficiencia en hacer las tareas, sin perder tiempo preguntándonos que hacer después, dado que ya planeamos nuestro día. Estamos volando o fluyendo.

El ingeniero reflexiona y mejora los planes del día a día. Puede ser una vez a la semana o una vez al mes. Ver que cosas funcionan mejor y cuáles no. Que cosas te concentran y desconcentran y en función de eso, vamos ajustando el sistema para que el avión vuele mejor.

Es bueno preguntarse en qué momento estamos ahora. Si estamos siendo un ingeniero o estamos siendo un piloto. Sin embargo, si nos damos cuenta de que estamos siendo pilotos varias veces al día, no estamos siendo eficientes. Es mucho más eficiente ser piloto en la mañana o en la noche planificando el día siguiente que varias veces en un solo día.

Planifica tu día

Es muy importante planificar tu día para no perderte, ya sea durante la mañana para planificar el hoy, o en la noche para planificar el siguiente. Es recomendable para ello, tener un calendario hasta tal punto que, si no está en el calendario, no existe. Así lo debemos pensar para organizarnos.

Para las cosas que no son sensibles al tiempo podemos tener un “to do list” que es un listado de cosas que tienes que hacer.

En lo personal, utilizo Google Calendar para las tareas y para los eventos, dado que, esta herramienta viene integrada a otras aplicaciones de productividad de Google, como Keep, Tasks, Contactos, etc.

Hay un estudio que demuestra que 40 horas de trabajo planificado equivalen al menos a 60 horas o más horas de trabajo no planificado. Así de importante es la planificación.

To Do List

El To Do List es recomendable para que sepamos las cosas que debemos hacer durante el día. Podemos tener dos listas: una con las cosas que si o si tenemos que hacer y otra con las cosas que no son tan importantes y podemos postergar (might do list). Dependiendo de lo que necesitemos y lo que nos acomode más podemos tener una o la otra.

En mi caso yo dejo las tareas “To Do” en el calendario de Google con fecha y hora, mientras que las “Might Do” las dejo en la aplicación “Keep” de Google, sin fecha, para que cuando tenga espacio, las pueda llevar a cabo.

Sin importar la lista que tengas, es importante que anotes todo en tu vida, incluso cosas básicas como “comprar remedios”. El aspecto profesional y personal forman parte de tu día a día y por tanto deberían ir en tu lista de tareas. Deberías utilizar la mente para tener ideas, no para almacenar. No le des cargas adicionales a tu mente cuando podrías utilizar un computador para ello.

Al anotar en un To Do List, debemos ser específicos. Decir por ejemplo “arreglar la casa” es muy ambiguo. En vez de eso podrías poner “arreglar la lampara de mi velador”. Al ser especifico ayuda a recordar precisamente lo que debemos hacer.

Manejar distracciones

Manejar las distracciones es algo fundamental para llevar la productividad al siguiente nivel. Algunos se autoengañan o se jactan de lo fácil con que se desconcentran. Recuerda que las palabras crean realidades y nosotros podemos mejorar nuestra capacidad de foco, así como podemos mejorar cualquier músculo del cuerpo.

Los tiempos de distracciones también se pueden planificar en un calendario para darles un espacio a nuestra mente para tiempo de ocio. Sin embargo, cuando estamos produciendo te recomiendo alejar tu celular o toda distracción que tengas. Te recomiendo dejar el celular fuera de tu vista y de tu bolsillo, por ejemplo, dejarlo en un cajón para no tocarlo.

Tener un deadline y saber por qué estoy haciendo lo que estoy haciendo (propósito) ayuda a mantenernos motivados y a enfocarnos en nuestras tareas. Las fechas de termino falsas nos ayudan un montón a estar más relajados cuando se acerca la fecha real de término.

Crea el espacio ideal para estar libre de distracciones, por ejemplo, deja la puerta cerrada, aleja de tu vista todo lo que te pueda distraer y de a poco entrarás en un estado de Flow donde solo estarás enfocado. Como herramienta adicional, yo escucho música de concentración para hacer mis tareas de mejor manera y así no me distraigo de ruidos externos.

Dándole un sentido a lo que hacemos y hacerlo entretenido nos mantiene dentro del trabajo y no fuera de él. Estamos en un estado que nos gusta y nos apasiona. Incluso si tenemos distracciones cerca, queremos seguir ahí.

El celular es una gran fuente de distracción. Déjalo sin sonido y sin notificaciones para las aplicaciones que van a distraerte. También el modo avión sirve para que no te distraigas.

Para todas las distracciones, aumentemos su fricción en su uso. Por ejemplo, podemos desconectar la televisión y la consola para que, cada vez que lo queramos usar, tengamos que enchufarla. Al aumentar la cantidad de tareas para hacer algo poco productivo, aumentamos la fricción. Esto puede derivar en que nos de flojera hacer todas estas tareas adicionales. Esas fricciones harán que utilicemos menos esos aparatos. Para el celular, recomiendo poner solo las aplicaciones de productividad en la primera página y las redes sociales en la última página o al final para que nos cueste encontrarlas. Si ya eso no sirve, hay aplicaciones muy buenas que aumentan mucho la fricción, como “minimalism phone”. También ayuda saber cuánto tiempo estamos en cada aplicación para que podamos notar si hay o no mejora en el uso del celular con las técnicas que hemos visto hasta ahora.

Las desconcentraciones se pueden manejar de muchas maneras. Tú tienes que definir cuáles son tus principales distracciones y aumentar la fricción en ellas. Lo más importante es mantenerte concentrado mientras trabajes, porque las distracciones disminuyen mucho el tiempo que le dedicamos a las tareas y una distracción nos puede costar 30 minutos para volver al estado anterior de foco.

Como tarea anota todas las distracciones que tengas en tu día, sea en tu trabajo o en tu casa, y piensa que cosas concretas puedo hacer para que esas distracciones me desconcentren menos.

Pomodoro

La técnica de pomodoro es una técnica que nos permite trabajar por largos periodos de tiempo. Básicamente la técnica es trabajar por 25 minutos y descansar 5, y así sucesivamente, permitiendo tener bloques de trabajo concentrado y de descanso.

Los tiempos de trabajo pueden ser de 25 minutos y 5 de descanso o 45 minutos de trabajo y 5 de descanso. La primera es más común que la segunda, pero aquí es importante que te conozcas. En lo personal me gusta más el bloque de 45/5, porque el de 25/5 se me hace muy corto, pero está en cada uno.

Los bloques de trabajo son sagrados y hay que tomarlos muy enserio, sin distracciones y 100% focalizados en lo que tenemos que hacer, porque luego nos tocará descansar.

Después de 4 bloques de trabajo-descanso, podemos tomarnos un descanso más prolongado, incluso de 30 minutos. Sal a caminar, juega ping-pong o cualquier cosa que ayude a tu mente a relajarse.

Corrección del rumbo

Muchas veces nos puede pasar que nos desviamos del rumbo para cumplir nuestros objetivos. Por ejemplo, podemos tener una distracción importante o pasó algo inesperado.

Cuando nos desviamos del rumbo siempre intenta retomar el camino correcto. Lo importante es ganarle al día, es decir, poder transformar un mal día en un buen día. Tú puedes hacerlo, solo tienes que tener la voluntad de poder hacer las cosas, aunque la lata te domine. Piensa que lo que haces forma parte de ti, es tu identidad.

Como presionarte

Hay muchas maneras de presionarte, que hemos visto anteriormente, como la técnica del pomodoro. Es importante que encuentres TU forma de mantenerte bajo presión. Pruébalas todas al menos una semana para saber cuál se acomoda mejor a ti.

Una buena opción para presionarte es decirle a la gente que vas a hacer algo, por ejemplo, antes de comenzar a hacer cerveza artesanal tenía mis dudas, pero le comenté a todo el mundo que iba a hacer cerveza, y como las palabras crean realidades, al final terminé haciéndolo y aprendiendo muchísimo en el proceso.

Otra forma de presionarte es vender tus productos antes de que los tengas listo, como cursos, subscripciones y todo lo que sea antes del lanzamiento. Por ejemplo, vender rigs de minería antes de tener las tarjetas y si vemos que hay interés, compramos las tarjetas.

Ponerse plazos artificiales también es otra forma de presión. Si ves que no vas a cumplir, puedes pagarle a alguien para que te ayude, pero lo importante es cumplir con tu fecha de termino artificial. Otra manera, como mencioné, es pagarle a alguien para presionarte. Si no cumplí mi meta, esa persona se puede quedar con mi dinero.

Automatiza lo que puedas

Toda acción que hagas más de una vez, ve cómo hacerla más rápido y eficiente. La mejor forma es automatizar tus operaciones.

Por ejemplo, puedes tener guardada en bloc de notas "respuestas tipos" de correos, puedes también comprar artículos con IoT (internet of things) para automatizar partes de tu casa. Asimismo, en tu trabajo, si vas a usar excel, puedes grabar macros para automatizar procesos y no necesitas ser programador para ello. Puedes aplicar automatizaciones en tu celular con "shortcuts" o si haces videos, puedes automatizar el proceso de edición con un stream deck. Ejemplos así hay miles.

Lo importante es que si hacemos una tarea tediosa que no queremos hacer o una tarea que debemos repetir varias veces, siempre busquemos la forma de hacerla más rápido. Hay varias aplicaciones de productividad que te pueden ayudar, como productos de inteligencia artificial o Microsoft Power Automate para productos Microsoft, entre otros. Si quieres hacer más rápido algo, de seguro puedes encontrar la herramienta para ello. Puedes encontrar videos en Youtube de automatización de diferentes cosas.

Si quieres automatizar cosas más complejas en tu día a día te recomiendo aprender a programar. Hay muchos recursos en internet y es más fácil de lo que parece. Solo falta que te motives para lograrlo. Para automatizar procesos en Excel, además de grabar macros, puedes utilizar VBA, que permite hacer cosas más complejas, o puedes aprender Python para automatizar cosas del día a día. Todo depende de lo que necesites automatizar.

Auto agéndate

El calendario es una de las herramientas más importantes relacionadas con la productividad, por lo que auto agendarse las tareas es sumamente relevante.

Es importante auto agendarse, en especial si estás trabajando: tus colaboradores pueden pedirte reuniones por montones si ven tu calendario vacío y por eso es importante tener un espacio para hacer tus trabajos, porque de lo contrario pasarás todo el día en reuniones. No es que no tengas tiempo, no te haces el tiempo.

Regla de los 5 minutos

Si estamos sufriendo mucho con la procrastinación y no estamos consiguiendo las cosas que queremos o no tenemos los hábitos, prométete a ti mismo que harás esa tarea que evitas por sólo 5 minutos.

Por el solo hecho de comenzar una acción vamos a romper la barrera y eliminar la fricción temporal. Por ejemplo, si decidimos utilizar 5 minutos en lavar un auto, es muy posible que lo termines lavando, y si no, al menos empezaste un hábito que lo consideras tedioso, lo cual es super bueno.

Como experiencia personal a mí me cuesta mucho salir a correr, pero comienzo primero vistiéndome para eso y utilizo esta técnica de los 5 minutos para salir solo un rato. Nunca he trotado 5 minutos o menos. Al final lo que más cuesta es empezar.

Regla de los 2 minutos

Esta regla no tiene nada que ver con la anterior. En simple, esta regla nos dice que cualquier tarea que nos tome menos de dos minutos en hacerla, hagámosla de inmediato.

Es bien común tener muchas tareas pendientes chiquititas, como responder un email, llamar para hacer una reserva, agendar una hora, comprar algo online, etc. Es impresionante la cantidad de cosas que podemos hacer en poco tiempo, permitiendo que despejemos nuestra mente de esas tareas o de nuestra RAM si pensamos como un computador. Tu mente va a estar feliz y satisfecha.

La regla de los 2 minutos nos permite matar varias tareas rápido sin necesidad de anotarlas en una agenda, permitiendo ahorrar tiempo, sentirnos más liberados y finalmente darle tiempo a lo realmente importante.

Regla de los 2 días

Sea lo que sea que estés tratando de conseguir, no te permitas fallar por dos días seguidos. Por ejemplo, si queremos ser deportistas y salimos a trotar diariamente, está bien que a veces no queramos o no podamos salir un día. No pasa nada y no repercute en la adquisición del nuevo hábito en el largo plazo. Sin embargo, nunca te permitas fallar dos días seguidos.

Cuando nosotros fallamos dos días seguidos, estamos rompiendo un hábito y te das permiso para fallar más. No nos acostumbremos a fallar, si no que intenta interiorizar el hábito que estás tratando de conseguir anotándolo en un calendario, check list o lo que te ayude a recordar que tienes que hacer ese hábito y mantener un seguimiento para no fallar dos días seguidos.

Sistemas

Los sistemas son formas que hemos ido creando para hacer las cosas. Enfócate en tener sistemas o procesos más que tareas específicas. Por ejemplo, si queremos adquirir el hábito del trote, es mucho más relevante el sistema que utilizamos para entrenar que la meta de alguna carrera especifica.

Esto tiene razón con formar identidad (quiero ser deportista) en vez de le meta (voy a trotar). Los sistemas se aplican a todos los hábitos que queramos incluir en nuestra vida, como cocinar con nuestro estilo único de cocina, tocar la guitarra solo como nosotros sabemos tocarla. Esto quiere decir que nos creamos un sistema único que refuerza nuestra identidad.

Los mejores cocineros tienen maneras únicas de cocinar, así como los mejores músicos tienen formas únicas de interpretar una canción. Es así como el sistema permite agregarle un pedacito de nosotros a todas las cosas que hacemos.

Como nosotros eliminamos las fricciones, como hacemos el proceso más entretenido, qué técnicas usamos para nuestros hábitos, a qué hora del día comenzamos, etc. Todos esos pequeños detalles son parte de mi sistema de proceso que responde a la pregunta de cómo hacemos lo que hacemos. Eso hace que todo salga mejor, más fácil y que sea más productivo.

Day Highlight

Todos los días ten presente un “highlight”, es decir, una cosa importante que tienes que lograr durante el día, por ejemplo, si estoy escribiendo un libro, tengo que escribir al menos 5 páginas.

Los highlight o metas diarias debe ser algo que no tenemos interiorizado aún en nuestra mente. Si hacemos deporte diariamente y nos consideramos como deportistas, no hay nada que reforzar, por lo que una meta diaria relacionada al deporte no sumaría en reforzar un hábito o una nueva identidad.

La estrategia del highlight del día ayuda mucho a tener enfoque. Ojalá podamos hacer más de un highlight, como uno personal y otro profesional, para conseguir nuestros objetivos personales y profesionales. Puede ser algo relacionado con música, libertad financiera, deporte, lo que sea. Todo depende a donde quieres llegar.

Batching

Batching viene de hacer las cosas por grupos o lotes en vez de hacer las cosas de a ratos y de a poquito. Por ejemplo, en vez de estar revisando tu correo cada 10 minutos, autoagendalo y revísalos todos una sola vez. Esto evita las distracciones que puedas tener cuando hagas otras tareas y nos hace más eficientes con nuestro tiempo.

Esto aplica para todo en la vida, como por ejemplo si vamos a cocinar o si vamos a hacer la maleta para un viaje, preocúpate de hacer todo de una sola vez y no a ratos. Planea la forma en que harás las cosas, por ejemplo, si vas a cocinar intenta hacer primero las preparaciones que se demoran más, pero que no requieren nuestra atención, como hacer huevos duros, y mientras tanto haz tareas que si requieren tu atención. Intenta siempre ser eficiente con tu tiempo.

Consumir contenido

Siempre estamos consumiendo contenido, ya sea en redes sociales, televisión, diarios, etc. Cuando consumamos contenido preocupémonos de dos cosas: que no sea contenido basura y de consumirlo rápido.

En youtube es fácil consumir contenido rápido; basta con acelerar el video en 1.5, 2 o la rapidez que nos acomode. También podemos acelerar el contenido en los audios de whatsapp y en los postcast de Spotify. Hay muchos ejemplos.

Cuando leemos, podemos aprender a leer más rápido, cuando tecleamos podemos aprender a hacerlo más rápido, etc. Siempre hay técnicas y formas de hacer las cosas más rápido. Lo importante es que te entrenes para que cada vez que consumas contenido lo hagas más rápido.

Recordemos que también podemos consumir contenido productivo en nuestros tiempos muertos, como cuando vamos trasladándonos al trabajo, paseando a nuestras mascotas, etc. Podemos escuchar postcast, youtube o lo que queramos y a una alta velocidad para consumir más contenido útil.

Deadline

Todo proyecto o actividad que tengamos que hacer cuenta con un deadline o fecha límite. Poner un deadline ayuda a potenciarnos y nos obliga a organizarnos para tener listo nuestro proyecto antes de esa fecha.

Muchas veces ocurre que la fecha límite es real, como un viaje o la entrega de un informe en el trabajo. Sin embargo, para nuestros proyectos personales no hay fechas limites, porque nadie las ha marcado por nosotros. En estos casos, ponte fechas artificiales que sepas que van a exigirte más de lo normal, pero que sea abordable para que puedas cumplirlas.

Incluso si tenemos una fecha límite que no es artificial, sino que es impuesta, ¿Por qué no comenzar ahora? Si tenemos por ejemplo un viaje en dos meses más, no nos relajemos, si no que empecemos a organizarlo para no estar corriendo los últimos días.

Matriz Einsenhower

La matriz Eisenhower divide las tareas en cuatro categorías: tareas importantes, urgentes, no importantes y no urgentes. En base a eso, dependiendo de cada categoría sea la tarea, vemos cómo gestionarla. Por ejemplo, si la tarea es importante y urgente hazla ahora, pero si es urgente, pero no es importante, delega.

Lo importante son todas aquellas tareas que tienen mayor valor y significancia en nuestras vidas, ya sea en el trabajo o en lo personal. Por ejemplo, calcular la facturación es importante en el trabajo, pero preparar el café no lo es.

Lo urgente está relacionado a la fecha límite. Si la tarea está muy cerca de la fecha límite es algo urgente, porque está en peligro de no ser cumplida. Hay tareas que no tienen fecha límite, por lo que no serían urgentes, a menos que la hayamos autoimpuesta nosotros.

La matriz de Eisenhower nos puede servir mucho para poder saber cómo abordar cada tarea. Te recomiendo una vez cada cierto tiempo llenar esta matriz con tus tareas Puede ser semanal, mensual, etc. Depende de tus tareas y objetivos.

En la imagen anterior vemos algunos ejemplos de tareas para cada cuadrante. La idea es que tu puedas anotar tus propias tareas según su importancia y urgencia.

Esta matriz nos puede acomodar como puede que no. Si nunca la has usado, pruébala y ve si se acomoda a tu vida, pero finalmente lo importante es probar cada una de estas técnicas para saber qué es lo mejor que se adapta a ti para que seas más productivo.

No estés tan disponible

Muchas veces nos ha pasado que las personas nos piden favores y nosotros las hacemos de inmediato para ayudarlos. Nos puede pasar en el trabajo y en la vida diaria. Si los favores son muchos nos puede pasar la cuenta, pero como nos hemos mostrado siempre dispuestos hacia los demás, ellos con toda confianza nos seguirán pidiendo favores.

El hecho de no estar tan disponible implica demorarse un poco en reaccionar a la solicitud que nos están pidiendo. Muchas veces pasa que las cosas se resuelven por sí mismas. Las mismas personas que nos pidieron hacer el favor nos pueden decir como “no te preocupes, ya lo resolví” o “me respondí solo”. Además, dejas una brecha o distancia en la que el otro sabe que no va a poder contar contigo siempre.

Al no estar tan disponible vas a tener tiempo en hacer tus cosas y la gente que está trabajando contigo van a ser más autónomas para resolver sus asuntos. Cada uno tiene que trabajar en sus propios problemas, por lo que no estés tan disponible para el resto.

Haz las cosas más rápido

Todo lo que hagas más de una vez, tienes que pensar cómo hacerlo más eficiente, incluso averiguar de cómo hacer las cosas más rápido en cosas del día a día al punto que suene ridículo, por ejemplo, como preparar el desayuno de una manera más rápida haciendo varias tareas en paralelo. Youtube es una buena fuente para averiguar cómo hacer las cosas del día a día más rápido.

Esto no se limita a nuestra vida personal, si no que a nuestro trabajo. Como mencioné anteriormente, es importante automatizar procesos, pero si no queremos aprender como automatizar, podemos buscar otras estrategias para acelerar los procesos, como utilizar copy paste, tener plantillas con fórmulas en Excel ya preestablecidas, entre otras técnicas.

Para trasportarse podemos utilizar waze, comenzar a caminar más rápido (o trotar incluso), o buscar otras maneras para llegar más rápido a nuestro destino. Siempre recordar que el tiempo es demasiado valioso y cuando tengas una familia, más te darás cuenta de ello. No creo que mucha gente quiera pasar más tiempo en el trabajo que con la familia.

Haz las cosas de a poco

Hay veces que tenemos bloques extremadamente chicos de tiempo y a todos nos pasa en distintos momentos de la vida, como cuando somos padres o cuando tenemos que trabajar y estudiar al mismo tiempo.

En ese pequeño tiempo que tengamos, utilízalos sabiamente para potenciar tus hábitos. Puedes leer, hacer ejercicio en tu casa, programar o lo que se te ocurra, aunque sea solo 2 minutos. Aunque parezca poco tiempo, te ayudará en el largo plazo más de lo que crees.

Si bien, en poco tiempo de trabajo es difícil entrar en estado “Flow”, estoy avanzando con mis tareas, que es mejor que nada. En ese breve tiempo que tengamos no temas en correr a hacer lo que tienes que hacer. Haz las cosas rápido.

Asimismo, tener poco tiempo, pero avanzar en nuestras tareas nos ayuda a no abandonarlas. Cosechar nuestros hábitos es crucial para cumplir nuestros objetivos y tener una vida próspera y feliz.

Claridad

Para nuestras tareas y metas, es importante tener claridad de lo que queremos en nuestra vida y para ello debemos auto conocernos. Si no tenemos claridad de lo que queremos, prueba, ve cómo te sientes, y define si eso que estás haciendo es algo que te movió el piso o no.

La claridad en nuestra tarea también es importante. Saber cuál es nuestro siguiente paso, ver cómo vamos avanzando en nuestra meta y tener un espacio de tiempo en nuestro día para hacer lo que queremos hacer es vital para cumplirnos a nosotros mismos. Asimismo, debemos tener nuestras prioridades y objetivos claros, porque eso nos ayudará a avanzar sin detenernos.

Van a llegar momentos en que queremos hacer muchas cosas, pero como dicen el que mucho abarca, poco aprieta. Aquí la priorización de tareas entra en juego y si las tenemos claras, sabremos perfectamente en qué enfocarnos, mayor velocidad de toma de decisión y mayor velocidad de ejecución. Pasamos más rápido a la fase de “planeador” que mencionamos anteriormente.

Revisa tus prioridades, revisa tus objetivos, revisa los siguientes pasos de los proyectos que estás haciendo para tener claridad. Pensemos siempre en el “big picture” que son los objetivos que tengo a largo plazo, lo que quiero lograr y el estilo de vida que quiero tener. No nos desviemos de ese camino.

Optimización de tiempo

De las acciones que haces en el día a día, tienes que determinar cuál de ellas es el cuello de botella o la tarea que ralentiza a las demás. Por ejemplo, si queremos hacer una ensalada hay tareas que son más lentas que otras, como hacer huevos duros, que demora aproximadamente 10 minutos. Teniendo identificada la tarea “cuello de botella” podemos optimizarla y no me refiero a aumentar el gas de la cocina, si no que me refiero a que podemos hacer tareas paralelas.

Mientras hago los huevos duros, puedo descongelar el pollo en el microondas, cortar los tomates y luego la palta, todo en ese momento. Tenemos que pensar en cómo optimizar el tiempo haciendo tareas en paralelo, eliminando cualquier tiempo muerto.

Este ejemplo lo podemos encontrar en muchos aspectos en nuestra vida, no solo en la cocina. Lo importante es encontrar esa tarea que toma más tiempo, hacerla primero y ver cómo podemos hacer cosas en paralelo, evitando así tener esos tiempos de espera.

Herramientas

Lectura veloz

Aunque te guste leer o no, es innegable que la lectura es algo que nos va a ayudar mucho en la vida. Es un hábito que yo recomiendo para tener mayor conocimiento y facilitar el camino a nuestros objetivos.

Como mencioné anteriormente, es importante que las cosas las hagamos rápido y la técnica de lectura veloz nos ayudará a leer muchos más libros de los que leemos con normalidad.

Toma cursos de lectura veloz. Hay varias plataformas, como en Udemy o Youtube y si quieres mejorar en la vida, probablemente vas a tener que leer y que mejor que hacerlo rápido.

Como tarea, toma un curso de lectura veloz. Si dices excusas como “no me servirá, tengo mala memoria”, entonces toma un curso de memoria. Todo es mejorable en la vida, recuerda que somos como un computador que podemos potenciar.

Leer rápido es un multiplicador de tu productividad para todo lo que hagas, tanto en tu vida personal, como profesional.

Escribir más rápido

Escribir más rápido desde un computador es algo que se entrena y se aprende. Hablo de esta habilidad en particular vs otras, porque en nuestros trabajos o emprendimientos podemos pasar mucho tiempo en el computador, ya sea enviando correos, planificando, armando un informe, etc. Por lo tanto, escribir o teclear rápido es una habilidad que nos puede ahorrar mucho tiempo, pero si en tu caso no escribes mucho, no valdría la pena adquirir esta habilidad.

Hay cursos que nos ayudan a teclear más rápido; en Youtube hay varios recursos. Incluso yo he jugado a juegos que miden la rapidez con la que escribes palabras que aparecen en la pantalla y con cuánta precisión lo haces. Es mejor que lo estudies en vez de que lo practiques solo.

Puedes probar tu velocidad de escritura en varias páginas en internet como esta. Esto ayuda a saber cómo estás parado frente a otros usuarios. Es mejor ir mirando la pantalla en vez de las teclas del teclado, dado que podremos ir escribiendo mucho más rápido.

Notion

Notion es uno de los mejores programas de organización y productividad que existen. Es extremadamente personalizable y nos permite organizar bien las tareas, creando distintas notas, donde podemos poner ideas, trabajar nuestras finanzas personales, añadir calendarios, tablas, gráficos, estado de nuestras tareas, planificación, etc. Es un todo en uno.

Hay un youtuber llamado Better Creating que es experto en Notion para que aprendamos de él. Este es un programa que, al abarcar tanto, puede ser desafiante de utilizar, pero muy satisfactorio en cuanto a planificar todo en nuestra vida. Como él, existen varios youtubers que nos pueden ayudar a entender este programa y a sacarle el máximo provecho.

Su página oficinal es en https://www.notion.com/es.

Calendario

Los calendarios sirven para anotar las tareas que son sensibles al tiempo o, en el caso del trabajo, bloquearte a ti mismo para que no te agenden por un tiempo a reuniones y puedas avanzar.

Los calendarios, incluso mejor si tienen recordatorios, tienen que ser tomados como algo sagrado: lo que sale anotado en él, se hace. Yo en lo personal lo utilizo mucho para mi día a día e incluso lo lleno en la mañana o la noche del día anterior para ir organizando mi día.

No solo funciona para anotar tareas, si no que cuando tenemos un evento, como celebración de algún cumpleaños, lanzamiento de marca, entre otros, podemos anotarlo para bloquear ese espacio. Si nos invitan a otro cumpleaños, por ejemplo, con solo una mirada en el calendario nos podemos excusar para no ir. Si no está en el calendario, no existe.

Existen también muchos recursos de calendarios. Yo en lo personal utilizo Google Calendar, donde tengo anotado los cumpleaños, eventos y tareas. Me sirve para planificar mi día a día y estar siempre produciendo.

Recordemos que la mente es para tener ideas, no para almacenar información. Utiliza estos recursos para que no se te olvide nada.

Notas

Además de tener un calendario, te recomiendo tener notas. Las notas son para anotar ideas, metas, objetivos, links, tareas (To Do List). Es buena idea separar cada nota por temas, como videos por ver, películas recomendadas, To Do List, ideas de emprendimientos, etc.

En lo personal, utilizo Google Keep, dado que está anclado al calendario de Google, lo que me permite ver mis notas al mismo tiempo que veo mi calendario. Otras muy buenas alternativas son Evernote, Notion, etc. Incluso los celulares tienen una aplicación de notas por defecto.

Más allá del programa, lo que importa es la metodología. Manten tus notas ordenadas para sea fácil de encontrar lo que estás buscando y eso te permitirá organizarte mucho mejor, recordar ideas y ser más productivo con tu tiempo.

Respuestas automáticas

Independiente de lo que hagas o a lo que te dedicas, siempre en algún momento vamos a tener que repetir respuestas o comentarios en alguna red social o con las preguntas que nos hacen cuando estamos postulando a un cargo.

Hay plataformas que permiten hacer respuestas automáticas, como en Gmail, Instagram, Youtube, entre otros.

Por ejemplo, para automatizar respuestas en Gmail vas a configuración > ver todos los ajustes > Avanzadas y habilitamos las plantillas. Luego, redactamos un nuevo correo para crear nuestra plantilla automática y guardamos el correo como plantilla automática dando clic en los tres puntos. Finalmente das clic en Plantillas > Guardar borrador como plantilla y ya está. Con eso tienes plantillas para llenar correos de forma automática. Si estamos postulando a distintos cargos, por ejemplo, estas plantillas pueden ser de mucha utilidad, porque nos permiten autocompletar el correo de manera inmediata y hacernos ahorrar tiempo.

Podemos tener plantillas prearmadas para otras plataformas. Hay plataformas que vienen con la opción de crear plantillas, pero otras que no. En caso de que no podamos crear plantillas en el sitio web donde estamos, podemos tener guardadas en nuestras notas distintas plantillas que podemos ir copiando y pegando en las respuestas. Así ahorraremos un montón de tiempo. Una plantilla guardada para cada ocasión.

Stream Deck

El Stream Deck no es más que una botonera que te permite automatizar muchas cosas, como por ejemplo hacer ediciones en tiempo real, como ya mencionamos, pero permite hacer otro tipo de automatizaciones que están predefinidas con solo apretar un botón. Por ejemplo, puedes abrir una o varias páginas web, hacer respuestas automáticas, abrir programas, carpetas o ciertos documentos, e incluso puedes prender y apagar las luces de tu pieza con IoT.

Son muchas cosas que puedes automatizar, lo que nos permite ahorrar mucho tiempo haciendo tu vida más rápida y eficiente. Si estás interesado en adquirir uno, puedes buscar la marca "El Gato" en su página oficial. También lo puedes adquirir en Amazon, Mercado Libre o cualquier ecommerce de preferencia.

To Do List

Las To Do List son notas que sirven para anotar las tareas pendientes que tenemos que hacer. Es una buena manera de recordarnos nuestros pendientes y e ir cumpliéndonos día a día. Es una buena idea para generar nuevos hábitos y no procranistar.

Hay muchas aplicaciones que podemos utilizar, como Notion, pero más que el programa lo que importa es la metodología que utilizas y que anotes todas las tareas de tu día a día: todo lo relacionado a tu vida laboral y profesional debe de ir anotado en una To Do List.

Actividades complementarias

Duerme bien

EL dormir bien es muy importante para nuestra productividad. Si no logras dormir bien hay muchas técnicas que puedes encontrar, como hacer meditación, imaginarse un escenario relajante, observar cada parte de tu cuerpo para asegurarse que todo esté relajado, etc.

Si dormimos mal, no daremos nuestro 100% y estaremos de mal humor sin querer hacer nada.

Para poder dormir bien, preocúpate de los siguientes puntos:

• No ver ninguna pantalla al menos dos horas antes de acostarte.
• No tomar cafeína después de las 2 pm.
• No tomar alcohol en exceso si nuestro día siguiente va a ser productivo.
• Hacer meditación y/o ejercicios de relajación.

Todo en la vida va a resultar mejor si duermes bien. Es importante tomarle el peso al dormir.

Mente sana

Es sumamente relevante conseguir un equilibrio entre una mente sana y un cuerpo sano. Con mente sana me refiero a mantener una mente activa, no la apagues, no la adormezcas.

La mente activa se mantiene estudiando, jugando juegos de ingenio o cualquier cosa que nos haga pensar. Recuerda que tu mente es el activo más preciado que tenemos y lo podemos trabajar para que se vaya potenciando.

Por el contrario, intentemos evitar que la mente se adormezca a través de actividades que no hacen trabajar al cerebro, como jugar videojuegos, ver series o películas, entre otros. No digo que no las hagas, solo digo que no abuses de esas actividades. A veces son necesarias para despejar una mente cansada, pero no te quedes pegado horas y horas en esas actividades.

Otra forma de mantener activa la mente es poder pensar por ti mismo y tomar tus propias decisiones sin dejarte influir por lo que digan los demás, a menos que lo que digan te haga sentido. Piensa, ten criterio, evalúa y con eso tendrás total control sobre tus acciones.

Lo importante es aprender. Aprende a estudiar mejor, a ser más rápido aprendiendo, aprende a aprender. Practica la memoria, lee más rápido, mantén la curiosidad, etc. Trabajemos nuestra mente.

Cuerpo sano

Ya teniendo una mente sana, es muy importante también preocuparse de tu cuerpo. Un cuerpo sano, significa hacer deporte y comer de manera equilibrada, esas dos cosas te harán muy feliz en el tiempo. Al principio es muy difícil, pero después lograrás plenitud.

El deporte ayuda a botar estrés y nos permite estar satisfechos con nosotros mismos. A mi me cuesta mucho empezar, pero una vez que empiezo y termino, me da una sensación de satisfacción que hace que todo haya valido la pena.

El deporte puede mejorar tu carácter y tu mente. Si el cuerpo no está sano es muy difícil que la mente esté sana. Si llevamos una vida de muy mala salud puede ser un reflejo de una mente no tan sana. Una es el reflejo de la otra.

Esta demostrado estadísticamente que las personas que hacen deporte ganan más dinero. El deporte te mantiene motivado y genera una percepción más optimista de la vida. Es un hábito que debemos tener si queremos mejorar como personas.